CONCEPTION
Top Set Media organise des événements de powerlifting uniques depuis plus de trois ans. Fin 2023, l'opportunité s'est présentée de créer un événement local destiné aux haltérophiles qui n'étaient pas encore qualifiés pour l'équipe nationale américaine, en fonction du pourcentage du record national total. Nous avons immédiatement décidé qu'il devait avoir lieu dans les Carolines. Nous étions déterminés à mettre en valeur tout ce que les Carolines avaient à offrir et à offrir une expérience de qualité dans tous les aspects de l'événement.
LE LIEU
Une fois le concept de l’événement approuvé par SBD, Top Set Media était officiellement à bord pour diriger SBD Raleigh.
Compte tenu des objectifs de SBD pour l'événement, SBD a fait appel à Top Set Media pour planifier, exécuter et diriger la rencontre afin de concentrer ses ressources sur la constitution de la liste et le lancement de sa nouvelle gamme de produits. Notre première priorité était de choisir un lieu prestigieux tout en respectant le budget de l'événement. Trois villes ont été envisagées pour accueillir l'événement : Raleigh, Durham et Chapel Hill.
Lors de la recherche d’un lieu, nous avons tenu compte du prix, de la fonctionnalité et de l’esthétique. Nous avions un budget précis à respecter, ce qui a exclu plusieurs emplacements. Le lieu devait être proche ou relié à un hôtel pour l’hébergement des athlètes, à 20-30 minutes d’un aéroport pour un transport facile et à proximité de restaurants et d’activités accessibles à pied pour les athlètes et les fans. Et enfin, le lieu devait avoir une apparence professionnelle. Bien qu’il s’agisse d’un événement local, l’organiser dans une salle de sport n’était pas une option. Il fallait un lieu à la hauteur du niveau général de l’événement.
Chacune des trois villes avait au moins un lieu qui répondait à toutes les attentes. Après plus de 10 propositions de lieux, nous avons finalement choisi Durham comme ville hôte, en choisissant le Durham Convention Center, dans le centre-ville de Durham, en Caroline du Nord.
CONSTRUIRE L'ÉQUIPE
Une fois le lieu choisi, nous avons commencé à constituer l'équipe pour assurer le succès du SBD Raleigh. Nous avons réuni les meilleures personnes à notre disposition pour coordonner tous les aspects de l'événement : opérations, technique et médias .
Chaque événement que nous dirigeons nécessite ces trois éléments, mais avec un événement de la taille de SBD Raleigh, nous avons décidé que chaque département aurait un responsable.
Meg Powell a dirigé les opérations, supervisant le recrutement et les affectations du personnel, l'organisation et la planification de l'événement, et a servi de contact principal pour toutes les questions liées à l'événement. Pete Spence a dirigé notre équipe technique, créant et produisant le livestream de l'événement et gérant la notation. Marshall Powell a dirigé les médias, chargé de créer le plan média, d'attribuer des rôles à tout le personnel des médias et d'organiser toutes les sorties médiatiques.
Ces trois services ont travaillé en collaboration avant et pendant l'événement. Le succès de SBD Raleigh dépendait de la capacité de chaque équipe à s'adapter et à se faire confiance pour gérer leurs services.
SCÉNOGRAPHIE
Pour SBD Raleigh, nous voulions une scénographie qui rehausserait l'expérience globale et laisserait une impression durable. Inspirés par les décors spectaculaires vus lors des compétitions d'haltérophilie de haut niveau, nous avons construit une toile de fond de plate-forme personnalisée de 32 pieds qui a donné à la compétition l'impression d'être un véritable spectacle.
Nous avons d'abord conçu le concept artistique, en utilisant des formes et des couleurs qui correspondaient à l'image de marque de l'événement. Après avoir défini le concept, nous avons travaillé avec des constructeurs locaux pour créer la toile de fond à la main. Une fois chaque pièce assemblée, la toile de fond correspondait à notre vision et créait un look inoubliable pour l'événement.
CULTIVER L'EXPÉRIENCE ATHLÈTE
En prévision du SBD Raleigh, nous avons travaillé avec le lieu, son hôtel communicant et ses restaurants du centre-ville de Durham pour commencer à cultiver l'expérience des athlètes.
SBD a communiqué directement avec les athlètes sur certains sujets, notamment les déplacements et l’hébergement. Notre objectif était d’éliminer le stress du voyage pour les athlètes en veillant à ce qu’ils aient non seulement réservé des chambres, mais aussi recommandé des restaurants et des activités à proximité, et autant d’informations sur la ville que possible qui pourraient leur être transmises à l’avance. La diligence dans la planification a permis à SBD de minimiser la charge de travail avant l’événement et a donné aux athlètes l’occasion de découvrir tout ce que Durham avait à offrir avant et après l’événement.
En plus de cela, notre équipe technique et médiatique a organisé une journée médiatique pour les athlètes. Les athlètes se sont assis pour des interviews et une séance photo avant l'événement. Ces interviews ont été utilisées pour les futures promotions SBD ou pendant les pauses au SBD Raleigh.
Lors de notre visite initiale sur place, nous avons visité plusieurs restaurants du centre-ville de Durham pour un dîner d'athlètes après l'événement, offrant aux athlètes l'occasion de se détendre après l'événement.
VERROUILLAGE
Bien que la liste principale ait été confirmée en avril après le Powerlifting America Classic Open Nationals, nous avons patiemment attendu de voir quels athlètes recevraient leurs invitations pour finaliser la liste du SBD Raleigh. Nous savions que l'attente pour l'événement augmenterait à mesure que la liste se remplirait.
Début juin, la liste était complète et la scène était prête pour la liste la plus complète de tous les événements de dynamophilie sur le sol américain.
Bien que le SBD Raleigh soit arrivé et reparti en un clin d'œil, grâce à une planification stratégique et une préparation réfléchie, chaque membre de l'équipe a fonctionné à plein régime. Ils ont pu exécuter leur rôle avec confiance, organisant l'événement de dynamophilie de l'année.
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